Informations générales - West Feria Gymkhana

Les chevaux sont logés sur le site de la compétition. Les préposés à l'accueil indiqueront aux compétiteurs l'emplacement des boxes de leur équipe. Les stalles sont assignées par région. Le chef d'équipe sera en mesure de vous indiquer l'écurie qui a été affectée pour votre région.

Tous les boxes des écuries permanentes doivent être utilisés avant de monter des boxes portatifs dans le manège intérieur.

Pour des questions de bien-être animal et de sécurité, aucun cheval attaché à une remorque ne sera toléré. 

La décoration est acceptée dans la mesure ou elle est temporaire et respecte l'intégrité des lieux. Toutefois, elle n'est pas obligatoire. Une bannière identifiant votre région sera fournie par le comité organisateur.

Les régions pourront, de façon modérée, décorer une portion d'estrade, si elles le souhaitent. 

La ripe n'est pas incluse dans les frais de location de box.  Il est possible de s'en procurer (7 $ taxes incluses par sac) sur le site en passant les commandes au bureau de l'administration de  West Féria, le vendredi toute la journée et le samedi jusqu'à 14 h.

Aucune vente  et aucune livraison ne seront effectuées le dimanche, dernier jour de la compétition. 

Les commandes sont faites par les chefs d'équipe seulement.

Afin de faciliter la gestion, le paiement est requis en même temps que la commande, en argent  comptant ou par chèque à l'ordre de Cheval Québec. Notre équipe de terrain vous livrera votre commande tous les jours, (sauf le dimanche) jusqu'à 15 h.

Une aire de stationnement spécifique pour les remorques et camions à chevaux est prévue.
Notre personnel de terrain vous dirigera dès votre arrivée. 
Ces véhicules doivent être garés au stationnement prévu, une fois le débarquement terminé, dans un laps de temps de 15 minutes. 
Le propriétaire de tout véhicule stationné dans un endroit interdit est passible d'une amende et son véhicule pourrait être remorqué à ses frais.

Chaque association régionale nomme un chef d'équipe, membre en règle de Cheval Québec. Le chef d'équipe est le représentant officiel de l'association régionale auprès du comité de l'événement, du secrétariat et du département des communications de  West Feria / Championnat d'équitation western du Québec.

Il est également le seul répondant pouvant apporter des modifications aux inscriptions de son équipe.
Les responsabilités du chef d'équipe sont nombreuses et variées. Il est recommandé que chaque chef d'équipe se désigne un adjoint pour l'assister dans ses fonctions.

Sommaire des responsabilités :

- Être responsable des cavaliers de sa région ;

- Connaître en détail l'avant-programme et les règlements régissant West Feria ;

- Être l'agent d'information auprès des dirigeants de son association, des cavaliers, des parents et des entraîneurs ;

- Participer, s'il y a lieu, aux réunions ou conférences téléphoniques avec les membres du comité organisateur ;

- Soumettre, avant la date limite, les inscriptions de sa délégation ;

- Valider l'admissibilité des participants (membre Cheval Québec, résidence, qualifications, âge, certificat Coggins) ;

- Soumettre les différents documents : confirmation de participation, liste maîtresse des cavaliers, liste maîtresse des chevaux, inscriptions ;

- Être sur les lieux de l'événement dès le premier jour

- Voir à la répartition des boxes selon les places attribuées par le comité organisateur ;

- Voir à l'accueil des membres de sa délégation ;

- Valider les inscriptions préparées par le service de secrétariat ;

- Participer aux réunions des chefs d'équipes avant l'événement ;

- Agir en tant que coordonnateur de sa délégation pour la cérémonie de clôture ;

- Voir à ce que le sondage post-événement soit dûment rempli et retourner dans les délais prescrits.

Des épreuves d'exhibition sont offertes, par bloc de 40-50 personnes / heure,  le vendredi, entre 15 h et 20 h, au coût de 5 $ par cheval, par 60 secondes. Chaque cheval n'a le droit de passer qu'une seule fois.
L'inscription et le paiement se font sur place, directement au préposé à la barrière.

Le manège sera ouvert 15 minutes par heure afin de permettre aux cavaliers qui ne s'inscrivent pas aux épreuves d'exhibition, de monter leurs chevaux.
Par ailleurs, le manège sera disponible de 20 h à minuit pour monte libre.

Des aires d'entraînement extérieures sont prévues sur le terrain.

Le Pavillon St-Martin pourra également être utilisé si aucun box n'y est monté.